Kebijakan Privasi Search Synergy CRM

Terakhir Diperbarui: 5 Februari 2026

1. Pendahuluan

PT. Search Synergy Bali (“Search Synergy,” “kami,” atau “milik kami”) adalah penyedia pemasaran digital dan perangkat lunak yang berspesialisasi dalam administrasi layanan kesehatan. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana platform Search Synergy CRM (“Layanan”) mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan Ketentuan Solusi Bisnis WhatsApp.

2. Peran dalam Pemrosesan Data

Berdasarkan UU PDP, tanggung jawab dibagi sebagai berikut:

• Pengendali Data Pribadi: Klinik atau Penyedia Layanan Kesehatan yang menggunakan Layanan kami adalah Pengendali Data. Mereka bertanggung jawab untuk memperoleh persetujuan pasien dan menentukan tujuan pengumpulan data.

• Prosesor Data Pribadi: Search Synergy adalah Prosesor Data. Kami memproses data pribadi semata-mata atas nama Klinik dan sesuai dengan instruksi tertulis mereka untuk memfasilitasi komunikasi dan efisiensi administrasi.

3. Data yang Kami Kumpulkan dan Proses

Kami memproses kategori data berikut melalui integrasi WhatsApp kami:

• Data Pribadi Bersifat Umum: Nama, nomor telepon, dan metadata komunikasi.

• Data Pribadi Bersifat Spesifik (Sensitif): Pertanyaan kesehatan, permintaan janji temu, dan gejala yang dibagikan oleh pasien melalui WhatsApp. Data ini diklasifikasikan sebagai “Data Pribadi Spesifik” berdasarkan Pasal 4 UU PDP dan dikelola dengan standar keamanan tertinggi.

• Data Administratif: Metrik kinerja personel klinik, termasuk waktu respons dan tingkat konversi pemesanan.

4. Tujuan Pemrosesan dan Integrasi AI

Layanan kami menggunakan Google Gemini AI untuk menyediakan fitur administratif tingkat lanjut. Tujuan pemrosesan meliputi:

• Pelatihan Staf (Coaching): Menganalisis riwayat obrolan untuk memberikan saran waktu nyata (real-time) dan penilaian kepada admin klinik berdasarkan Prosedur Operasi Standar (SOP).

• Optimalisasi Pemesanan: Mengidentifikasi dan mengategorikan pertanyaan pasien untuk memaksimalkan pemesanan layanan kesehatan.

• Fasilitasi Komunikasi: Mengelola alur pesan antara Klinik dan pasien melalui WhatsApp Business API.

• Transparansi AI: Alat AI kami digunakan untuk efisiensi administrasi dan pelatihan. Kami tidak menggunakan data kesehatan pasien yang dapat diidentifikasi untuk melatih model AI global umum.

5. Keamanan dan Lokasi Data

Sesuai dengan hukum Indonesia dan regulasi Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO):

• Enkripsi: Semua data yang dikirimkan antara Klinik, pasien, dan server kami dilindungi oleh enkripsi standar industri.

• Lokasi Data: Kami memprioritaskan pemrosesan dan penyimpanan data terkait kesehatan di dalam wilayah Indonesia sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

• Kontrol Akses: Akses ke data dalam CRM sangat terbatas hanya untuk personel yang berwenang melalui kredensial individual.

6. Hak Subjek Data

Individu (pasien dan staf) yang datanya diproses oleh Layanan kami memiliki hak-hak berikut berdasarkan UU PDP:

• Hak untuk Mendapatkan Informasi: Mengetahui bagaimana data mereka digunakan.

• Hak untuk Akses dan Portabilitas: Mendapatkan salinan data mereka yang diproses.

• Hak untuk Perbaikan: Memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.

• Hak untuk Penghapusan: Meminta penghapusan data pribadi mereka (lihat Kebijakan Penghapusan Data kami).

• Hak untuk Menarik Persetujuan: Menghentikan pemrosesan data mereka kapan saja.

7. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual data pribadi. Kami hanya berbagi data dengan penyedia layanan penting, termasuk:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp): Untuk memfasilitasi pengiriman pesan melalui WhatsApp Business API.

• Google Cloud: Untuk menyediakan pemrosesan AI dan lingkungan hosting yang aman.

• Otoritas Hukum: Hanya jika diwajibkan oleh perintah hukum yang sah di bawah yurisdiksi Indonesia.

8. Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan oleh Pengendali Data (Klinik) atau sebagaimana diwajibkan oleh Undang-Undang Kesehatan (No. 17 Tahun 2023) terkait rekam medis.

9. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan mengenai kebijakan ini atau untuk menggunakan hak Anda, silakan hubungi Kantor Pelindungan Data kami:

• Nama Perusahaan: PT. Search Synergy Bali

• Alamat: Jl. Sunset Road No. 28, Bali, Indonesia

• Email: info@search-synergy.com

• WhatsApp: +62 823-4019-0659